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28.01.16 10:03 Alter: 2 Jahre
Kategorie: Unternehmens-News, Office Connectivity
Von: Nina Eichinger

Aconso: Praxistipps zur Dokumentenerzeugung

Digitalisierung, Prozessoptimierung und Effizienz sind Schlagworte, die den Mitarbeitern in nahezu allen Umfeldern vorgebetet werden, wenn es um Einsparungen geht. Im Bereich Personal-Management lässt sich das bei größeren Unternehmen durch automatisierte Dokumentenerstellung recht einfach umsetzen. Mike Wahner, Dokumentenerzeugungsexperte der Aconso AG, hat Antworten auf die fünf am häufigsten gestellten Fragen von Personalerxperten.


Wann ist eine automatische Dokumentenerzeugung sinnvoll?
Einen grundsätzlichen Richtwert gibt es nicht, die empfohlene Mindestzahl liegt bei 1.000 Mitarbeitern. Eine Einführung kann aber bereits dann sinnvoll sein, wenn nicht sicher ist, ob jeder Mitarbeiter das aktuelle Corporate Design eines Unternehmens in seinen Dokumentvorlagen korrekt verwendet. Besonders kritisch wird es dann, wenn die Aktualisierung von Dokumentinhalten nicht mehr bis zu den Sachbearbeitern durchdringt und veraltete Vertragsdokumente verschickt werden. Zusätzlich sparen die Mitarbeiter Zeit, wenn sie durch eine integrierte Dokumentenerzeugung die Daten nicht in zwei unterschiedliche Systeme wie beispielsweise Word und SAP eingeben müssen.

Welche Dokumente eignen sich für ein Dokumentenmanagementsystem?
Prinzipiell eignet sich jedes Dokument im Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem, allen voran Verträge, insbesondere bei komplexeren Abstimmungen, Zeugnisse, Arbeitszeitanpassungen und Prämien- oder Bonusschreiben . Bei einer größeren Mitarbeiterzahl kann es sich ebenfalls auszahlen, wiederkehrende Korrespondenzen, Arbeitsbescheinigungen oder Bescheide zum Thema Mutterschutz und Rente über eine automatische Dokumentenerzeugung zu erstellen.

Was muss man bei der Einführung beachten?
Ein großes Zeit- und Kosteneinsparungspotential besteht häufig in der Klärung der HR-Prozesse im Vorfeld einer Einführung. In meiner täglichen Arbeit beobachte ich oft, dass die einzelnen Prozesse in Unternehmen nicht klar definiert sind und erst im Rahmen der Einführung festgelegt werden. Das ist zwar kein großes Problem, muss aber im Zeitplan berücksichtigt werden. Schon vor der Einführung sollten diejenigen Dokumente beziehungsweise Dokumentprozesse ermittelt werden, die die höchste Last verursachen. Sind diese Dokumente beziehungsweise Prozesse umgesetzt, lässt sich unmittelbar erkennen, wie viel Potenzial das Tool mit sich bringt.

Was ist bei der Integration in andere Anwendungen wie SAP zu beachten?
Eine große Arbeitserleichterung ist sicher eine Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme. In einer SAP-Umgebung lässt sich zum Beispiel der komplette Erstellungsprozess direkt steuern. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit abrufbar und weiter zu verarbeiten. Der oft als sehr aufwendig empfundene Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen entfällt.

Wie kann noch mehr Zeit eingespart werden?
Um den Pflegeaufwand weiter zu reduzieren, hat es sich bewährt, Vorlagen zu verknüpfen. Das heißt, ändert sich beispielsweise der Firmensitz eines Unternehmens, so muss dadurch nicht jedes Dokument einzeln angefasst werden. Vielmehr werden alle im System vorliegenden Dokumente automatisch auf die neue Firmenadresse angepasst. Das hilft letztlich auch, oft folgenschwere Fehler vermeiden.


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